جلسات باید مثل طراحی فروشگاه اینترنتی، ابزاری سازنده برای موفقیت شرکت شما باشند؛ با این حال، اغلب افراد احساس می‌کنند که جلسه‌های شرکت فقط وقتشان را تلف می‌کند. اما آیا واقعاً این‌طور است؟ آیا اگر بتوانید جلسه‌های خوب و مفیدی برگزار کنید، بازهم آن‌ها چنین فکری می‌کنند؟ قطعاً خیر! اما سؤال اینجاست که روش برگزاری جلسه‌های مفید و موثر چیست و چگونه می‌توانیم چنین جلساتی برگزار کنیم؟
ما در این مقاله، قرار است با بیان 10 نکته دربارۀ برگزاری یک جلسه مفید و موثر صحبت کنیم؛ پس اگر می‌خواهید وقت کارکنان خود را تلف نکنید، تا پایان همراه ما باشید!
10 نکته برای برای برگزاری جلسات موثر
1. دربارۀ برگزاری یا برگزار نکردن جلسه تصمیم بگیرید
چه مالک یک کسبوکار کوچک باشید و چه مالک یک کسبوکار بزرگ، نوع جلسه‌ای که قرار است برگزار کنید، ساختار همه‌چیز را تعیین می‌کند؛ از دستور کار گرفته تا افرادی که باید دعوت به جلسه شوند.
قبل از هر چیز، شما باید مشخص کنید که این جلسه، یک جلسۀ تکراری هفتگی یا ماهانه است که افراد در آن دربارۀ پروژه‌های جاری و در حال انجام خود صحبت می‌کنند یا اینکه یک جلسه نامنظم برای بحث دربارۀ یک پروژۀ خاص یا اطلاعات حساس است.
در ادامه، باید بررسی کنید که آیا برگزاری جلسه واقعاً لازم و مؤثر است و به پیشرفت پروژه کمک می‌کند یا خیر. گاهی اوقات، برگزاری جلسه‌های تکراری مثل جلسه‌های مرور پروژه‌های جاری فقط وقت افراد را می‌گیرد؛ پس چه بهتر که از اعضای تیم بخواهید با یک ایمیل، وضعیت پروژه‌ها را به شما اطلاع دهند. همچنین می‌توانید به گروه‌های کوچک‌تر در شرکت اجازه دهید تا در صورت نیاز دربارۀ پروژه‌ها با هم گفت‌وگو کنند.
اما برای جلسات نامنظم که برای مواقع حساس یا پروژه‌های خاصی برگزار می‌شوند، منطقی است که جلسه برگزار کنید. چرا؟ چون اطلاعاتی که در آن جلسه به اشتراک می‌گذارید برای تیم‌های درگیر مهم و جدید است و آن‌ها را با ایده‌ها و برنامه‌ها شما هماهنگ می‌کند.
2. یک دستور جلسه تنظیم کنید
قبل از برگزاری جلسه باید دستور جلسه و برنامه‌ای بنویسید که هدف جلسه در بالای آن نوشته شده باشد. در مرحلۀ بعد، نکاتی را به‌صورت تیتروار اضافه کنید که توضیح می‌دهد در جلسه قرار است دربارۀ چه چیزی صحبت کنید. شما با این کار به افراد شرکت‌کننده در جلسه می‌گویید که چه انتظاری از آن‌ها دارید. علاوه بر این، به آن‌ها این فرصت را می‌دهید که مطالب یا سؤالاتی را که دارند زودتر آماده کنند.
بهتر است دستور جلسه را در قالب ایمیل و حداقل یک روز قبل از روز برگزاری جلسه ارسال کنید، نه چند دقیقه قبل! همچنین لازم است که دستور جلسه را در محل برگزاری جلسه قرار دهید تا بدانید که قرار است دربارۀ چه چیزی می‌خواهید صحبت کنید. برای این کار، می‌توانید دستور جلسه را به تعداد افراد حاضر پرینت بگیرید یا اینکه آن را روی دیوار یا صفحۀ ویدیو پروژکتور نمایش دهید.
3. لیست شرکت‌کنندگان را بررسی کنید
پس از تعیین دستور جلسه، باید مشخص کنید که چه افرادی لازم است در جلسه شرکت کنند. همچنین باید مطمئن شوید همۀ کسانی که باید در جلسه حضور داشته باشند، دعوت شده‌اند. چرا؟ چون بدون حضور افراد کلیدی، نمی توانید جلسه مفید و موثری را برگزار کنید.
همچنین باید بی‌خیالِ دعوت از افرادی شوید که حضورشان در جلسه، نه کمکی به شما می‌کند و نه کمکی به خودشان!
پیشنهاد می‌کنیم مقالۀ «راهنمای نوشتن یک پروپوزال تجاری موفق همراه با مثال های کاربردی» را در آکادمی وبزی مطالعه کنید.
4. سر وقت شروع کنید و به‌موقع تمام کنید
وقت‌شناسی، نماد و مظهر حرفه‌ای بودن در کسبوکار است. هیچ چیز غیرحرفه‌ای‌تر از دیر آمدن به یک جلسۀ کاری نیست. پس بهتر است حداقل پنج دقیقه زودتر از زمان تعیین‌شده، در محل جلسه حاضر شوید و به وقت مهمانان خود احترام بگذارید. این کار به شما کمک می‌کند که اگر مشکل خاصی بود، زودتر آن را برطرف کنید.
راه دیگری که بر وقت‌شناسی شما تأکید می‌کند این است که منتظر مهمانانی نباشید که دیر می‌آیند. با این کار، آن‌ها متوجه می‌شوند که در جلسات کاری آینده با شما، تأخیر کردن به هیچ وجه پذیرفتنی نیست.
همچنین لازم است که جلسه را تا زمانی ادامه دهید که برنامه‌ریزی کرده‌اید. فراموش نکنید که افراد حاضر در جلسه، وظایف دیگری هم برای انجام دادن دارند و به همین خاطر، نباید اجازه دهید که جلسۀ شما با وظایف آن‌ها تداخل پیدا کند.
اگر هم تمامی مطالب مدنظر شما یا سایر افراد در جلسه گفته نشد، می‌توانید مشخص کنید که آیا باید جلسۀ دیگری را برگزار کنید یا اینکه می‌توانید آن مطالب را در قالب ایمیل برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید.
5. از موضوع جلسه خارج نشوید
شما باید مطمئن شوید که دستور جلسه مو به مو دنبال می‌شود و همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود. در واقع باید باید حواستان باشد که از موضوع جلسه خارج نشوید. البته اگر این اتفاق هم افتاد بسیار طبیعی است؛ به هر حال ما انسان هستیم و دوست داریم دربارۀ هر موضوعی حرف بزنیم! با این حال، باید سعی کنید که افراد را در چارچوب موضوع جلسه نگه دارید.
برای این کار، می‌توانید یک نفر را تعیین کنید که اگر در حین جلسه، مسیر صحبت شما یا شرکت‌کنندگان تغییر کرد، موضوع اصلی جلسه را یادآوری کند. با این کار، هم زمان جلسه به‌خوبی مدیریت می‌شود و هم اینکه نتیجۀ بهتری از آن جلسه خواهید گرفت.
6. یادداشت‌برداری کنید
مزیت اصلی یادداشت‌برداری در طول جلسه این است که کمک می‌کند نگرانی‌ها و درخواست افراد را بعد از جلسه بررسی کنید. همچنین باید از شرکت‌کنندگان بخواهید که یادداشت‌برداری کنند و نکات مهم جلسه را بنویسند.
اگر نوشتن و ادارۀ جلسه به‌طور هم‌زمان برای شما سخت است، می‌توانید این کار را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارید تا نکات مهم را بنویسد.
پس از جلسه، می‌توانید یادداشت‌های خود را برای افراد حاضر در جلسه یا آن‌ها که غایب بودند ارسال کنید.
7. زمانی برای سؤالات در نظر بگیرید
در زمان برنامه‌ریزیِ جلسه، زمانی را برای پرسش و پاسخ در نظر بگیرید. این کار به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا نظرات افراد مختلف را شنیده و هر چیزی را که متوجه نشده‌اند، برای خود روشن کنند. علاوه بر این، وقتی به شرکت‌کنندگان اطلاع می‌دهید که زمانی را برای پرسش و پاسخ اختصاص داده‌اید، احتمال کمتری وجود دارد که افراد در سایر لحظه‌ها بخواهند سؤالی بپرسند.
8. با مشخص کردن اقدام‌ها جلسه را به پایان برسانید
لازم است بدانید که یک جلسه موثر، همیشه باید با هدف همراه باشد تا به نتیجه برسد. هدف اغلب جلسات نیز مشخص کردن گام‌های بعدی برای تکمیل پروژه‌هاست. بر همین اساس، شما باید تمامی جلسات خود را با مشخص کردن اقدام‌ها، ضرب‌الاجل‌ها، اهداف و سایر نکات برجسته به پایان برسانید. همچنین باید مشخص کنید که هر کار را چه فرد یا گروهی باید انجام دهد.
پیشنهاد می‌کنیم مقالۀ «چگونه یک وبینار تشکیل دهیم؟» را در آکادمی وبزی مطالعه کنید.
9. اثربخشی جلسه را ارزیابی کنید
بعد از جلسه، وقتِ فکر کردن است! در این مرحله باید از خودتان بپرسید که:
- آیا این جلسه، نتایجی را که می‌خواستید به همراه داشته است؟
- آیا توانسته‌اید صحبت‌های خود را به‌درستی منتقل کنید؟
- آیا احساس می‌کنید که شرکت‌کنندگان به‌خوبی درگیر جلسه شده‌اند؟
این سؤال‌ها و پاسخ‌هایشان، به شما کمک می‌کند تا کیفیت جلسه را ارزیابی کنید.
از طرفی می‌توانید به سراغ شرکت‌کنندگان بروید و از آن‌ها بپرسید که آیا جلسه برایشان مفیده بوده یا خیر. همچنین می‌توانید از کوتاه یا طولانی بودن جلسه، کیفیت اطلاعات ارائه‌شده و نحوۀ ارائۀ آن نظرسنجی کنید. بسته به تعداد شرکت‌کنندگان، این نظرسنجی را می‌توانید به‌صورت حضوری یا از طریق ایمیل انجام دهید.
انجام این کار به شما بینش مفیدی برای برگزاری جلسات آینده می‌دهد. علاوه بر این، باعث می‌شود تا کارکنان شما برای اشتراک گذاشتن نظرات خود و مشارکت در فرایند جلسات انگیزۀ بیشتری داشته باشند.
10. لیست اقدام‌ها را ایمیل کنید
ساعاتی پس از برگزاری جلسه، باید یک ایمیل برای افراد حاضر و غایب در جلسه ارسال کنید.
در این ایمیل، یک بار دیگر لیست اقدامات تعیین‌شده را به همراه سایر نکات مهم در جلسه بنویسید. اگر لازم می‌دانید، می توانید صورت‌جلسه را هم ارسال کنید. همچنین اگر موضوعی وجود دارد که در جلسه فرصت رسیدگی به آن نبود، می‌توانید آن را در ایمیل خود بنویسید.
اگر جلسه در پایان روز برگزار می‌شود، می‌توانید این ایمیل را صبح روز بعد و اگر در ابتدای روز برگزار می‌شود، باید آن را همان روز ارسال کنید.
به‌طور کلی، شما می‌توانید بعد از جلسه از ایمیل برای یادآوری مسئولیت‌ها و وظایف تعیین‌شده در جلسه استفاده کنید.
جمع‌بندی: چه گفتیم؟
در این مقاله، 10 نکتۀ مهم و حیاتی را به شما گفتیم که کمک می‌کند جلسه‌های شرکت خود را مفید و مؤثر برگزار کنید.
اگر بخواهیم آنچه گفتیم به‌طور خلاصه مرور کنیم، باید بگوییم که برای جلسۀ خود برنامه‌ریزی و دستور جلسه داشته باشید، آن را هدفمند برگزار کنید، از مسیر اصلی بحث خارج نشوید، نکته‌های مهم و اقدام‌های هر فرد را یادداشت کنید و اطلاعات مهم هر جلسه را بعد از جلسه برای افراد ارسال کنید.
فراموش نکنید که هیچ‌یک از کارهایی که بالا گفتیم سخت و طاقت‌فرسا نیستند، فقط کمی حوصله می‌خواهند تا کمک کنند جلسات مفید و موثری برگزار کنید و کسب‌وکارتان را رشد دهید.
