مشاغل مختلف همگی دارای یک هدف مشترک هستند و آن چیزی نیست جز کسب درآمد. برای نائل شدن به این هدف تمامی آنها باید بکوشند تا نظر مشتریان احتمالی که ممکن است به محصول یا خدمات آنها علاقه‌مند باشند را به خود جلب نمایند.
اگر کارآفرین هستید حتما می‌دانید که نوشتن یک پروپوزال قوی این امکان را به شما می‌دهد تا فاصله میان خود و مشتریان بالقوه‌تان را کاهش دهید. در یک به یک مراحل راه‌اندازی کار، از طراحی وب سایت گرفته تا ایجاد پایگاه مشتریان مهم این است که مردم را متقاعد کنید که آنچه شما ارائه می‌دهید، بهترین بازار است.
برای اینکه در میدان مسابقه با رقبایتان، شما یک پله جلوتر باشید، راهنمایی را برایتان در نظر گرفته‌ایم که به شما کمک می‌کند یک پروپوزال تجاری قوی و حساب شده بنویسید.
اصلا پروپوزال تجاری چیست و چه فرقی با بیزینس پلن دارد؟
پروپوزال تجاری سندی است که به منظور متقاعد ساختن مشتری برای امضای قرارداد کاری یا استفاده از خدمات خاصی طراحی و تنظیم می‌شود.
به عنوان مثال یک آژانس عکاسی ممکن است پروپوزالی را برای یک شرکت طراحی کند که پیشنهاد می‌دهد، به شیوه‌ای نوین از محصولات آنها عکس گرفته شود.
این طرح می‌تواند به اقتضا اطلاعاتی که لازم است درباره پروژه داده شود، کوتاه یا طولانی باشد.
بر خلاف بیزنس پلن یا همان طرح تجاری که همانند یک نقشه راه، چگونگی ساختار، فعالیت‌ها و مدیریت کسب و کار را نشان می‌داد، پروپوزال تجاری برای کمک به فروش و دستیابی به مشتریان جدید طراحی می‌شود.
سه نوع پروپوزال تجاری برای بررسی وجود دارد که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.
هر سه بر این موضوع تمرکز دارند که مشکل آن کسب و کار چیست، چه راه حلی برای آن می‌توان ارائه داد و هزینه آن چقدر برآورد می‌شود.
انواع پروپوزال های تجاری
خب بهتر است بپردازیم به همان سه نوع پروپوزال تجاری که اشاره کردیم.
- پروپوزال رسمی که در پاسخ به درخواستی رسمی از جانب مشتریتان نوشته می‌شود: این نوع پروپوزال تجاری چه شفاهی باشد و چه کتبی، باید بنا به خواست مشتریتان ارائه گردد. اگر از شما چنین پروپوزالی درخواست شود، این مزیت را خواهید داشت که به دنبال آن تمام اطلاعات حیاتی مشتری را می گیرید و می‌توانید طرح پیشنهادی قوی‌تری بنویسید.
- پروپوزال غیررسمی که توسط مشتری‌ها درخواست شده است. این نوع پیشنهاد تجاری ممکن است در حین یک مکالمه یا جلسه گاه به گاه اتفاق بیفتاد. زمانی که این درخواست را دریافت کردید، سوالات موردنظر را از طرف مقابل بپرسید و اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید. چراکه به عبارت دیگر برخلاف نوع قبلی تحقیقات اولیه از مشتری به عهده خود شماست.
- پروپوزال ناخواسته که برای مشتریان بالقوه ارسال می شود، حتی اگر درخواستی نکرده باشند. پیشنهادهای ناخواسته با یک روش بازاریابی مشهور به نام تماس سرد یا cold calling قابل مقایسه است که در آن فروشنده با خریداران بالقوه خود به جهت فروش محصول یا خدماتش تماس می‌گیرد، بی‌آنکه از آنها تمایلی برای خرید دیده باشد. با انجام تحقیقات گسترده در بازار می توانید یک پروپوزال تجاری ناخواسته را به یک پیشنهاد شخصی خوب برای جلب توجه مشتریانتان بدل کنید.
چگونه یک پروپوزال تجاری بنویسیم؟
خب رسیدیم به اصل مطلب. برای نوشتن یک پروپوزال تجاری موفق باید قدم به قدم پیش بروید. در اینجا تمامی مراحل این کار را به ترتیب برایتان لیست می‌کنم، تا در ادامه مفصلا به هر یک بپردازم.
- با یک صفحه عنوان کار خود را شروع کنید.
- یک فهرست از مطالبتان ایجاد نمایید.
- پیشنهاد خود را با یک خلاصه اجرایی بیان کنید.
- مشکل مورد نظر را در قالب یک سوال مطرح کنید.
- راه حل ارائه دهید.
- تیم خود را معرفی کنید.
- گزینه های قیمت گذاری را اضافه کنید.
- شرایط و ضوابط خود را مشخص کنید.
- برای امضاها جایی را در نظر بگیرید.
۱- با یک صفحه عنوان کار خود را شروع کنید
فرقی نمی‌کند که در حال حاضر کسب و کاری دارید یا تازه به فکر راه‌اندازی آن افتاده‌اید. صفحه عنوان پروپوزال تجاری شما یکی از مهمترین قسمت‌هایی است که باید به آن توجه ویژه داشته باشید.
در این صفحه نام نویسنده، نام برند، لوگو شرکت و همچنین نام مشتری و اطلاعات تماس او را ذکر کنید.
تاریخ ارائه پروپوزال را اضافه کنید و یک عنوان جذاب برای متمایز کردن تجارت خود از بقیه برای آن در نظر بگیرید.
برای ایجاد این صفحه، به این فکر کنید که چگونه می توانید از عناصر بصری نهایت استفاده را ببرید.
عنوان باید در جلو و مرکز قرار بگیرد و به دنبال آن نام، نام شرکت و لوگو آورده شود.
افراد ناخودآگاه به سمت یک طراحی زیبا جذب می شوند. بنابراین مطمئن شوید که صفحه عنوان شما برای چشم جذاب باشد و در عین حال پیام شما را هم به خوبی انتقال می‌دهد.
برای این منظور از تایپوگرافی یا فونت‌هایی که جذابیت بصری دارند، استفاده کنید. هنگام تایپ متن، توجه داشته باشید که نوشته‌ها تراز شده باشند و اندازه قلم به درستی انتخاب شود تا نوشته‌ها هم جذاب باشند و هم خوانا.
انتخاب نوع فونت از نظر بصری باید مناسب با لحن پروپوزال شما انتخاب شود. به عنوان مثال، اگر در صنعت نشر کار می کنید، ممکن است بخواهید از فونت ماشین تحریر برای برجسته نشان دادن تخصص خود استفاده کنید.
۲- یک فهرست از مطالبتان ایجاد نمایید
متوسط مدت زمان توجه برای یک فرد تا هشت ثانیه است. در این فرصت قادر خواهید بود چند کلمه‌ای را به مخاطبتان انتقال دهید.
برای اینکه کار را برای خواننده راحت‌تر سازید، به پروپوزال خود فهرست اضافه کنید. به این ترتیب، آنها خواهند توانست به راحتی در بخشهای مختلف پروپوزالتان پیمایش کنند.
به فهرست مطالبتان به چشم یک برگه تقلب یا همان Cheat Sheet در قالب طرح کلی نگاه کنید. برگه تقلب اصطلاحی است که کدنویسان به خلاصه دستورات نسبت می‌دهند.
فهرست به مشتری شما این امکان را می دهد تا دقیقاً بداند چگونه همه چیز را در پروپوزال تجاری شما پیدا کند.
در این صفحه باید تمامی قسمت‌های اصلی پیشنهاد تجاری شما، از خلاصه اجرایی و قیمتگذاری گرفته تا شرایط و ضوابط ذکر شود.
۳- پیشنهاد خود را با یک خلاصه اجرایی بیان کنید
در پروپوزال تجاری، خلاصه اجرایی به عنوان یک نمای کلی از تجارت شما تلقی می‌شود. در این قسمت توضیح دهید که چرا کسب و کار شما بهترین راهکار را برای حل مشکل یا مسئله پیش روی مشتریانتان ارائه می دهد.
سعی کنید از زبانی مستقیم استفاده کنید که اقناع کننده باشد و تمام نکات کلیدی را واضح و گویا بیان نماید.
با نوشتن بیانیه ماموریت (Mission Statement) و بیان مزایای خاصی که مشتریان می توانند از محصول یا خدمات شما انتظار داشته باشند، در مورد تجارت خود صحبت کنید.
این کار را با نمایش هر نقطه روشنی در تجارت خود، مانند جذب مشتریان جدید در ماه یا رسیدن به میزان فروش قابل توجه، انجام دهید.
۴- مشکل مورد نظر را در قالب یک سوال مطرح کنید
اطمینان حاصل کنید که شرکت شما واقعاً مشکل موجود را درک کرده است. برای بیان مشکل، از زبانی قابل فهم برای پرداختن به موضوع استفاده کنید.
شما می توانید به زبان ساده توضیح دهید که مشتری شما با چه مشکلاتی روبرو است و یا چه مانع اساسی پیش روی آنها قرار گرفته است.
اگر به صراحت نشان دهید، نگرانی خوانندگان مربوط به مشکلی می‌شود که شما قرار است راه حلی برای آن ارائه دهید، آنها با پروپوزالتان احساس نزدیکی بیشتری خواهند کرد.
۵- راه حل ارائه دهید
این بخش از پروپوزال تجاری به نحوه تصمیم‌گیری برای حل مشکل مشتری اختصاص دارد. "چگونه" و "چه زمانی" پیشنهاد خود را برای مخاطب توضیح دهید.
از به کار بردن اصطلاحات صنعتی که ممکن است درک آن برای خواننده دشوار باشد، اجتناب کنید.
در این مرحله که چالش‌های پیش روی کسب و کار مشتریتان را به خوبی می‌دانید باید نشان دهید که بهترین راهکار را برای آنها در چنته دارید.
اکنون، زمانش رسیده که راهکارهایی که به ذهنتان می‌رسد را به یک استراتژی قوی تبدیل کنید. هنگام ارائه پروپوزال خود، بهتر است یک جدول زمانی به آن اضافه کنید که جزئیات زمان انجام هر قسمت از برنامه شما را مشخص می‌کند.
به این ترتیب، مشتری متوجه می‌شود، چه زمانی می‌تواند انتظار داشته باشد آنچه را قول داده‌اید تحویل می‌دهید. به عنوان مثال، اگر با مشاغل آموزشی سر و کار دارید، می توانید مشتری خود را از مرحله به مرحله کار، از یک جلسه قبل از مشاوره گرفته تا جلسه جمع بندی مطلع کنید.
۶- تیم خود را معرفی کنید
اکنون که به مشکلات و نیازهای اساسی مشتریتان و راه حل خود برای آنها پرداخته‌اید، وقتش رسیده تا آنها را با تیمتان آشنا سازید.
مهم نیست تیم شما از چند نفر تشکیل شده باشد، آنچه اهمیت دارد این است که کارکنان خود را با نام و عکسهای پرسنلیشان در کنار نام شرکت و بیوگرافی کوتاهی درباره آن معرفی کنید.
شما باید به جزئیاتی مانند سطح تحصیلات، دستاوردها و جوایز، مهارت های خاص کاری و سایر ویژگی های برجسته‌ای که دارید، بپردازید.
داشتن یک بخش درباره ما نه تنها فضای خوبی برای معرفی تیم شما است، بلکه باعث تقویت اعتبار و اعتماد سازی می‌شود.
به عنوان مثال، درج توصیفات مشتریانی که از کالا یا خدمات شما رضایت کافی را داشته‌اند، به افزایش اعتبار کسب و کارتان کمک می کند.
این بخش را به بیان داستان منحصر به فرد برندتان و صحبت در مورد ارزش‌ها، چشم انداز و اهداف خود اختصاص دهید.
۷- گزینه های قیمت گذاری را اضافه کنید
اگر می خواهید از بروز هرگونه سردرگمی در امور مالی جلوگیری کنید، افزودن یک جدول قیمت راه حل خوبی می‌باشد.
گزینه‌های مختلف پرداخت برای هر محصول یا خدماتی که ارائه می دهید را با دقت فراوان مشخص کنید.
این کار به مشتریان بالقوه شما اجازه می دهد تا به سرعت آنچه را که دنبال آن هستند، پیدا کنند و بلافاصله از هزینه آن مطلع شوند.
استفاده از یک ساختار سازمان یافته مانند جدول که در آن گزینه‌ها را می‌توان کنار هم مشاهده کرد، برای جلب توجه مشتری به پیشنهادات شما روشی موثر است.
۸- شرایط و ضوابط خود را مشخص کنید
در صورت قبول پیشنهاد شما، توافق نامه‌ای میان خود و مشتریتان در نظر بگیرید.
اینجا جایی است که شما باید به ریزه کاری‌هایی مانند مدت زمان معامله تجاری، تاریخ ها و روش های پرداخت، جدول زمانی پروژه از ابتدا تا انتها و سیاست لغو بپردازید.
مجوزهای لازم نیز باید در این بخش اضافه شوند.
به شدت به شما توصیه می‌کنم که قبل از نهایی کردن پروپوزال تجاری خود، با یکی از اعضای تیم حقوقی شرکت خود و یا یک وکیل خارجی مشورت کنید.
۹- برای امضاها جایی را در نظر بگیرید
با اضافه کردن یک کادر ویژه برای امضا کردن به مشتریان خود رسمی بودن و تعهدتان به پروپوزال تجاری که نوشته‌اید را اعلام کنید.
حتماً فضای خالی مناسب برای افزودن تاریخ امضا طرفین را نیز لحاظ نمایید.
از خواننده دوستانه درخواست کنید، در صورت داشتن هرگونه سوال، از طریق اطلاعات تماستان، با شما در ارتباط باشد و پاسخ خود دریافت کند.
بهترین تمرین برای نوشتن پروپوزال تجاری
هر بخش از یک پروپوزال تجاری از قسمت‌های مختلفی تشکیل شده است. برای سهولت کارتان، می خواهم به چند نکته مهم اشاره کنم:
- محتوا بصری: اول اینکه حتما از محتوای بصری استفاده کنید! از نمودارها و جداول گرفته تا عکس‌ها و تصاویر گرافیکی، از محتوای بصری برای بهبود پروپوزال خود بهره‌مند شوید. از تصاویر برای توضیح و برجسته‌سازی اطلاعات مهم استفاده کنید تا مشتری چیزی را از دست ندهد.
- پذیرش داده های کمی: هسته اصلی هر فرآیندی، تصمیم گیری درست مبتنی بر داده‌هایی است که با تحقیق کردن درباره آن به دست می‌آوریم. آماری مانند آمارهای جمعیتی، اندازه بازار، ارقام پولی و موارد دیگر می توانند درک بهتری برای مخاطب ایجاد کند و ادعای شما را نیز تایید می‌کند.
- پروپوزال‌نویسی را بصورت آنلاین انجام دهید: یک پروپوزال تجاری دیجیتالی، اشتراک‌گذاری و دریافت بازخورد را برای شما آسان می‌سازد. برای درگیر کردن ذهن خوانندگان به محتوا خود، می‌توانید از کلیپ‌های صوتی، هایپرلینک‌ها و ویدیوها استفاده کنید، تا کارتان جذاب تر شود. اگر می‌خواهید پروپوزالتان را تنها برخی افراد ببینند، می‌توانید برای محافظت از آن، بر رویش رمز عبور بگذارید.
- مراقب اشتباه‌های تایپی خود باشید: پروپوزال شما بازتابی از تجارت شماست. بنابراین، باید حرفه‌ای و بی‌نقص به نظر برسد. نسخه نهایی آن را قبل از ارسال ویرایش کنید و هرگونه غلط املایی و دستور زبان بد را اصلاح نمایید.
- لحن برند خود را بخاطر بسپارید: برندسازی به شما کمک می‌کند کسب و کارتان را به مردم معرفی کنید و آن را از رقبایتان متمایز جلوه دهید. در تمام مدت نوشتن پروپوزال به هویت و ارزش برند خود پایبند باشید و لحن و سبک ارتباطی آن را حفظ کنید.
- یک دکمه فراخوان ایجاد کنید: پس از خواندن پروپوزال تجاری، مشتری می‌خواهد بداند که در قدم بعدی چه کاری باید انجام دهد. با استفاده از یک کال تو اکشن جذاب (CTA)، قادر خواهید بود مخاطبان خود را به انجام عملی خاص یا دنبال کردن مرحله نهایی برای بستن معامله، ترغیب نمایید. «اکنون بپیوندید» یا «با ما تماس بگیرید» نمونه های خوبی از CTA های قوی هستند.
