ممکن است یک شرکت دارایی‌های زیادی داشته باشد: از ساختمان‌های چند طبقه گرفته تا تجهیزات خاص و پیشرفتۀ صنعتی؛ اما هیچ‌کدام از این سرمایه‌ها از افرادی که در آن شرکت کار می‌کنند مهم‌تر و باارزش‌تر نیستند. در واقع آن سرمایه‌ای که شما را به اهداف کسب‌وکارتان می‌رساند، منابع انسانی شرکت شماست.
با توجه به اهمیت این موضوع، قرار است در این مقاله به شما بگوییم که منابع انسانی چیست و چگونه می‌توانید یک واحد منابع انسانی قدرتمند برای شرکت خود راه‌اندازی کنید. همچنین به شما می‌گوییم که در دپارتمان‌های منابع انسانی چه افرادی با چه وظایفی کار می‌کنند. پس صفحه‌های اضافی مرورگرتان را ببندید و بادقت این مقاله را مطالعه کنید که موفقیت برای کسب‌وکارهایی است که به منابع انسانی خود اهمیت می‌دهند!
منابع انسانی (HR) چیست؟
به کارمندی که در یک سازمان خاص کار می‌کند منبع انسانی گفته می‌شود. منابع انسانی (Human Resources) نیز شامل همۀ افرادی است که در یک سازمان خاص کار می‌کنند. گاهی اوقات هم از عبارت‌هایی مثل سرمایۀ انسانی (Human Capital)، پرسنل (personnel) یا تلنت (Talent) به‌معنای منابع انسانی استفاده می‌شود.
از طرفی عبارت منابع انسانی به واحدی از شرکت اختصاص دارد که افراد شاغل در آن شرکت را مدیریت می‌کند. منابع انسانی به این معنا، مراحل ارتباط یک کارمند با شرکت را از مراحل اولیه مثل مصاحبه و استخدام تا فرآیندهای دائمی مثل آموزش، ارزیابی عملکرد و توانمندسازی کارکنان را مدیریت می‌کند. در واقع منابع انسانی تضمین می‌کند که کارکنان به مقررات شرکت و همچنین قوانین جامعه پایبند بمانند.
- در ادامه به‌طور خلاصه شاخص‌های کلیدی مدیریت منابع انسانی (HRM) را آورده‌ایم:
- ارتباط با ارزش‌ها و چشم‌انداز شرکت؛
- همکاری و ارتباط با مدیرعامل برای شناسایی فرصت‌های استخدامی سازمان و راه‌اندازی فرآیند جذب و استخدام؛
- ارزیابی تأثیر تصمیم‌های مدیرعامل بر کارکنان؛
- تضمین حفظ کارکنان با توسعۀ سیاست‌ها و فرهنگ شرکت؛
- تضمین حفظ شادی، سلامت و اشتیاق کارکنان برای کمک به اهداف تیم.
چگونه یک بخش منابع انسانی در شرکت خود راه‌اندازی کنیم؟
در بخش قبلی با مفهوم منابع انسانی آشنا شدید و حالا می‌خواهیم به شما آموزش دهیم که چگونه یک بخش منابع انسانی حرفه‌ای در شرکت خود راه‌اندازی کنید. فرآیند ایجاد واحد منابع انسانی 9 مرحله دارد:
- فرهنگ سازمانی خود را تعریف کنید
- بیانیه ماموریت (Mission Statement) تنظیم کنید
- برنامه‌ریزی کنید
- خط‌مشی‌ها را مشخص کنید
- پاداش و مزایا را تعیین کنید
- مقررات ایمنی و بهداشتی را رعایت کنید
- فرآیندهای جذب و استخدام را طراحی کنید
- از سیستم حقوق و دستمزد استفاده کنید
- به فکر توسعه باشید
در ادامۀ مقاله دربارۀ هریک از این 9 مرحله صحبت می‌کنیم.
1. فرهنگ سازمانی خود را تعریف کنید
فرهنگ سازمانی هویت و شخصیت شرکت شما را نمایش می‌دهد. این فرهنگ شامل ویژگی‌های محیط کار، بیانیه مأموریت، ارزش‌ها و باورها، اخلاق کاری و چشم‌انداز سازمان است. در واقع فرهنگ سازمانی نشان می‌دهد که چگونه یک شرکت بر زندگی افراد مختلف در یک سازمان و جامعۀاطراف آن تأثیر می‌گذارد.
در اولین مرحله از ایجاد بخش منابع انسانی برای سازمان خود، لازم است یک فرهنگ سازمانی تعریف کنید تا اعضای تیم شما چیستی شرکت و اهداف آن را درک کنند. با این کار، تمامی اعضای تیم را در مسیر رسیدن به یک هدف مشترک متحد می‌کنید.
نکته: فرهنگ سازمانی باید به‌طور مداوم در حال تغییر و بهبود باشد تا موفقیت سازمان را تضمین کند.
2. بیانیه ماموریت (Mission Statement) تنظیم کنید
بعد از اینکه فرهنگ سازمانی خود را تعریف کردید، لازم است یک بیانیۀ مأموریت آماده کنید. بیانیۀ مأموریت یک بیانیۀ رسمی از ارزش‌ها، اهداف و چرایی شرکت است. در واقع این بیانیه مشخص می‌کند که چرا سازمان شما وجود دارد، اهداف آن چیست و می‌خواهد در ادامه به چه چیزی برسد.
برای مثال، در بخشی از بیانیۀ مأموریت اپل آمده: ما به سادگی باور داریم نه به پیچیدگی یا شعار نایکی در بیانیۀ مأموریت خود این است: الهام‌بخشی و نوآوری برای هر ورزشکار.
3. برنامه‌ریزی کنید
ممکن است کسب‌وکارتان را با یک نفر شروع کنید و از اول راه به فکر راه‌اندازی بخش منابع انسانی نباشید؛ اما فراموش نکنید که در ادامه، کسب‌وکار شما پیشرفت می‌کند و به کارمندان بیشتری نیاز دارید. به همین دلیل باید برای راه‌اندازی بخش منابع انسانی هم مثل هر بخش دیگری از سازمان برنامه‌ریزی کنید.
در این مرحله باید ببینید که چقدر می‌خواهید برای فعالیت‌های منابع انسانی بودجه اختصاص دهید و چه اختیاراتی به این بخش بدهید. همچنین باید منابع موجود و اهداف راه‌اندازی منابع انسانی را مشخص کنید و از آن در مراحل بعدی استفاده کنید.
4. خط‌مشی‌ها را مشخص کنید
خط‌مشی‌های منابع انسانی، انتظارات کارکنان و مدیران یک شرکت را تعیین می‌کند. در در زمان تعیین خط مشی‌ها باید به نکاتی مثل نکات زیر حسابی توجه کنید:
- شیوۀ استخدام کارمندان جدید؛
- راهکارهایی برای جلوگیری از تبعیض بین کارکنان؛
- میزان مرخصی بدون حقوق و باحقوق کارکنان در یک سال؛
- ضوابط اخلاقی مدیران و کارکنان؛
- اقدامات انضباطی در برابر تخلف مدیران و کارکنان.
هنگامی که این خط‌مشی‌ها را تعیین کردید، آن‌ها را در قالب یک فایل یا یک کتابچه جمع‌آوری کنید و در اختیار کارکنان بگذارید.
5. پاداش و مزایا را تعیین کنید
منابع انسانی مسئول تعیین مزایا و غرامت‌هایی است که یک شرکت به کارکنانش پرداخت می‌کند. برخی از غرامت‌ها و مزایا در قانون آمده و در هر کشوری با کشور دیگر متفاوت است. پرداخت برخی از مزایا هم به فرهنگ و اولویت‌های یک شرکت بستگی دارد.
رایج‌ترین مزایایی که به کارکنان پرداخت می‌شود شامل مزایای زیر است:
- بیمه: بیمۀ تأمین اجتماعی، بیمۀ تکمیلی و بیمۀ عمر؛
- بازنشستگی: مستمری و ...؛
- مرخصی باحقوق: مرخصی استعلاجی و مرخصی تشویقی؛
- پاداش و کارانه
6. مقررات ایمنی و بهداشتی را رعایت کنید
در ایران شرکت‌ها و کارگاه‌ها باید قوانین و مقررات مربوط به آیین‌نامه کمیته حفاظت فنی و بهداشت کار را رعایت کنند. دپارتمان‌های منابع انسانی هم باید بر اجرای این مقررات نظارت کنند تا هم از سلامت کارکنان محافظت کنند و هم جلوی جریمه‌شدن شرکت را بگیرند.
7. فرآیندهای جذب و استخدام را طراحی کنید
در ادامۀ مراحل راه‌اندازی بخش منابع انسانی، لازم است فرآیند جذب و استخدام کارمندان سازمان خود را طراحی و تعیین کنید. برای مثال باید آگهی‌های شغلی مؤثر بنویسید، کارمندان حرفه‌ای را شناسایی کنید، پیشنهادهای مناسب ارائه کنید و بهترین روش‌ها را برای استخدام افراد جدید مشخص کنید. مدیریت حرفه‌ای این فرآیندها بر عهدۀ بخش منابع انسانیِ شرکت شماست.
8. از سیستم حقوق و دستمزد استفاده کنید
یکی از وظایف اصلی دپارتمان‌های منابع انسانی، پرداخت منظم حقوق کارکنان یک شرکت است. آن‌ها برای این کار از سیستم‌های حقوق و دستمزد کمک می‌گیرند. این سیستم‌ها چیز عجیب‌غریبی نیستند؛ همان دستگاه‌های حضور و غیابی که در اداره‌ها می‌بینید به این سیستم‌ها متصل می‌شوند و برای مثال، گزارش ورود و خروج هریک از کارکنان را به شما ارائه می‌کند. استفاده از این سیستم‌ها باعث می‌شود تا در حساب‌کتاب حقوق کارکنان خود اشتباه نکنید.
9. به فکر توسعه باشید
در گام آخر و بعد از اینکه بخش منابع انسانی شرکت خود را راه‌اندازی کردید، باید به فکر بهینه‌سازی و توسعۀ آن باشید. در این مرحله پیشنهاد می‌کنیم شاخص‌های مختلف کار در بخش منابع انسانی را کمّی کنید؛ مثلا می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
• تعیین زمان برای استخدام کارکنان جدید؛
• محاسبۀ نرخ مصاحبه به پیشنهاد؛
• محاسبۀ نرخ پذیرش پیشنهادهای استخدامی؛
• محاسبۀ هزینۀ هر استخدام.
در اینجا همان‌طوری که عملکرد سایر کارکنان را به‌صورت کمّی ارزیابی می‌کنید، باید عملکرد تیم منابع انسانی خود را هم به همین صورت ارزیابی کنید. در واقع باید تعیین کنید که کدام‌یک از عملکردها آن‌ها مؤثر بوده و کدام‌یک اثری روی کسب‌وکارتان نداشته است. در ادامه هم باید بر اساس یافته‌های خود تغییرات لازم را ایجاد کنید و برای رشد بیشتر کسب‌وکارتان هدف‌گذاری کنید.
چگونه منابع انسانی قدرتمندی داشته باشیم؟
همان‌طور که اشاره کردیم، منابع انسانی فرهنگ یک شرکت را می‌سازد؛ پس باید تلاش کنید تا منابع انسانی قدرتمندی داشته باشید. برای این کار چند پیشنهاد برای شما داریم که در ادامه آورده‌ایم. فرقی نمی‌کند که چند کارمند دارید یا اینکه در چه صنعتی فعالیت می‌کنید؛ اجرای هریک از پیشنهادهای زیر قدرت مدیریتی شما را دوچندان می‌کند.
در استخدام کارمندان دقت کنید
در زمان استخدام کارمندان جدید، هیچ چیزی مهم‌تر و ارزشمندتر از انتخاب کارمندان شایسته برای موقعیت‌های مختلف شرکت شما نیست. ممکن است کلمۀ شایسته در اینجا برایتان کمی گُنگ و نامفهوم باشد. حق دارید! منظور ما از کارمندان شایسته، افرادی هستند که به‌خوبی می‌توانند با فرهنگ سازمانی شما همراه شوند و در مسیر رسیدن به اهداف سازمان کمکتان کنند. در واقع این افراد وقتی که آموزش مناسبی ببینند، مهارت‌های لازم را هم کسب می‌کنند و در نهایت موجب رشد کسب‌وکار شما می‌شوند. از این بهتر می‌خواستید؟
به کارمندان خود انگیزه بدهید
برای موفقیت در کسب‌وکارتان باید به کارکنان خود انگیزه بدهید و در طول مسیر رسیدن به اهدافتان هم انگیزۀ آن‌ها را حفظ کنید. در اینجا نقش حمایتی مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی در سازمان‌ها بسیار مهم است. آن‌ها باید فضایی را فراهم کنند که کارکنان در آن احساس آرامش و نشاط کرده و انگیزۀ لازم را برای کار داشته باشند. انگیزه‌بخشی به کارکنان هم می‌تواند با پرداخت پاداش و مزایای رفاهی باشد و هم با شیوه‌های غیرمادی انجام شود.
به توانمندسازی کارکنان اهمیت بدهید
راه دیگری که دپارتمان‌های منابع انسانی با آن به حفظ کارمندان کمک می‌کنند، توانمندسازی کارکنان است. توانمندسازی کارکنان شامل افزایش وظایف شغلی کارکنان با دادن استقلال به آن‌ها و واگذاری اختیار تصمیم‌گیری در حوزۀ تخصصی آن‌ها بدون تأیید سرپرست است.
این مفهوم به این معنا نیست که یک مدیر از مسئولیت خود یا رهبری سازمان دست بکشد؛ چراکه در سازمانی که کارکنان توانمند دیده می‌شوند، وظیفۀ مدیرعامل، ایجاد محیطی است که در آن سازمان علاقه‌مند شوند و در آن حس خوبی داشته باشند. در توانمندسازی کارکنان، مدیران باید به کارکنان اعتماد کنند و با آن‌ها ارتباط خوبی داشته باشند.
آشنایی با موقعیت‌های شغلی منابع انسانی
در واحد منابع انسانیِ شرکت‌ها، هریک از افراد سمت و مسئولیت مشخصی دارند. ما هریک از این سمت‌ها را در ادامه آورده‌ایم. البته باید بدانید که در استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک، موقعیت‌های شغلی به این اندازه تخصصی تعریف نشده‌اند و معمولا یک یا دو نفر مسئولیت واحد منابع انسانی آن شرکت را به‌عهده دارند.
دستیار منابع انسانی: در اغلب اوقات کارهای اداری واحد منابع انسانی را انجام می‌دهد.
کارشناس منابع انسانی: افرادی که در این نقش هستند وظایفی مثل پرداخت پاداش، بهبود روابط بین کارکنان، ایجاد فرهنگ شرکت و مدیریت عملکرد کلی محیط کار را انجام می‌دهند.
کارشناس جذب و استخدام: افرادی هستند که مسئولیت جذب افراد برای موقعیت‌های شغلی سازمان را برعهده دارند و باید مطمئن شوند که برای هر موقعیت شغلی بهترین فرد استخدام می‌شود.
مدیر منابع انسانی: وظیفۀ این نقش ایجاد و مدیریت خط‌مشی‌ها، ارزش‌ها و فرهنگ شرکت است.
مدیر منابع انسانی بر تمام فعالیت‌های واحد منابع انسانی نظارت می‌کند و به‌طور مستقیم به مدیرعامل گزارش می‌دهد.
مدیر جذب و استخدام: مدیر جذب و استخدام بر عملکرد تیم‌های استخدامی یک شرکت نظارت می‌کند. این شخص باید مطمئن شود که تمام نیازهای کارمندِ جذب‌شده و شرکت برآورده شده است.
معاون منابع انسانی یا مدیر ارشد منابع انسانی: این سمت اغلب در شرکت‌های بزرگ دیده می‌شود. وظیفۀ این نقش، گزارش مستقیم از وضعیت منابع انسانی شرکت به مدیرعامل است.
این هم از آشنایی با موقعیت‌های شغلی واحد منابع انسانی. به آخر مقاله رسیدیم و مثل همیشه، وقت جمع‌بندی است.
جمع‌بندی: توسعۀ منابع انسانی را فراموش نکنید
همان‌طور که در مقدمۀ مقاله به شما قول داده بودیم، شما را با مفهوم منابع انسانی آشنا کردیم و گفتیم که چگونه می‌توانید یک واحد منابع انسانی در شرکت خود راه‌اندازی کنید. ضمن اینکه چند راهکار برای داشتن یک دپارتمان منابع انسانی قدرتمند ارائه کردیم. حالا هم می‌خواهیم نکتۀ آخر این مقاله را به شما بگوییم.
منابع انسانی برخلاف منابع دیگر هر کسب‌وکار پتانسیل نامحدودی دارد و مهم‌ترین و باارزش‌ترین سرمایه‌ای است که در اختیار دارید. کلید موفقیت توسعه منابع انسانی هم همراهی و هم‌افزایی است. هرچه بیشتر در کنار کارکنان خود وقت بگذرانید، نظرات آن‌ها را بشنوید و از آن‌ها ایده بخواهید، سرعت پیشرفت کسب‌وکارتان و همچنین سرعت رشد تیم شما چند برابر خواهد شد. پس اگر به‌دنبال موفقیت هستید، توسعۀ منابع انسانی را فراموش نکنید.
پیشنهاد می‌کنیم بعد از اینکه این مقاله را خواندید، مطالعۀ مقالۀ «جایگاه‌یابی برند چیست؟» را از دست ندهید. همچنین شما می‌خواهیم که اگر تجربه‌ای از راه‌اندازی واحد منابع انسانی در شرکت خود دارید، آن را در قسمت نظرات همین مطلب با ما و مخاطبان وبزی به اشتراک بگذارید.
