اگر کسبوکار دارید و هنوز از سرویسهای عمومی ایمیل مثل جیمیل برای مکاتبات رسمی استفاده میکنید، وقت آن است که این وضعیت را تغییر دهید!
ایمیل شرکتی یا ایمیل سازمانی شما، که نام دامنه وبسایت شما در آن میدرخشد، مهمترین ابزار برای جلب اعتماد مشتری و نهادهای رسمی است؛ به همین خاطر، باید از جیمیل کوچ کنید و یک ایمیل شرکتی برای خودتان بسازید.
ساخت ایمیل شرکتی نه سخت است و نه وقتگیر؛ پس تا پایان با ما همراه باشید تا آن را در کمتر از چند دقیقه بسازید!
ایمیل شرکتی یا سازمانی چیست؟
ایمیل شرکتی همان ایمیل شماست، اما به جای اینکه در انتهای آن دامنه یک شرکت بزرگ مثل جیمیل (@gmail.com) یا یاهو (@yahoo.com) بیاید، نام دامنه اختصاصی کسبوکار شما قرار میگیرد.
برای مثال، اگر اسباببازی میفروشید و دامنهتان HappyToy.ir باشد، آدرس ایمیل شرکت شما میشود: info@HappyToy.ir. به همین سادگی!
به زبان خودمانی، ایمیل شرکتی مثل این است که به جای زندگی در یک خانه اجارهای (ایمیل عمومی)، یک خانه شخصی با سند و آدرس ششدانگ داشته باشید!
حالا که فهمیدیم ایمیل شرکتی چیست، برویم سراغ دلیل اصلی این تغییر: تفاوتش با ایمیل عمومی چیست و چرا اینقدر مهم است؟
تفاوت ایمیل سازمانی با ایمیل عمومی چیست؟
تفاوت اصلی در اعتماد (Trust) و اعتبار (Credibility) است! تصور کنید برای یک قرارداد مهم، از دو فروشنده ایمیل دریافت میکنید. یکی آدرسش hadi1370@gmail.com است و دیگری sales@MyBigCompany.ir. شما به کدام یک سریعتر اعتماد میکنید؟ قطعا دومی!
در واقع ایمیل شرکتی شما نشان میدهد که یک نهاد رسمی هستید، نه یک کاربر عادی! علاوهبر این، برای دریافت نماد اعتماد الکترونیکی (اینماد) که برای هر کسبوکار آنلاین در ایران حیاتی است، داشتن ایمیل رسمی یک الزام قانونی است و دیگر نمیتوان از آن فرار کرد.
حالا که دلیل کوچ کردن از جیمیل به سمت ایمیل شرکتی را میدانید، برویم سراغ نقشه راه! در ادامه میخواهیم به شما بگوییم چگونه در کمتر از چند دقیقه، یک ایمیل سازمانی یا همان شرکتی بسازید.
۴ گام برای ساختن ایمیل رسمی و سازمانی
در این بخش و در چهار گام ساده، یاد میگیرید چطور تابلوی رسمی شرکت خودتان را در دنیای اینترنت نصب کنید و آدرس ایمیل اختصاصیتان را بسازید.
گام اول: ثبت دامنه
اولین قدم، انتخاب و ثبت دامنه شماست. دامنه (مثل webzi.ir) همان تابلوی اصلی مغازه شما در دنیای اینترنت است. اسم ایمیل شما قرار است با همین تابلو به پایان برسد، پس انتخاب آن حسابی مهم است!
نامی که انتخاب میکنید باید ساده، کوتاه، بهیادماندنی و بهطور کامل با برند شما همخوانی داشته باشد. اگر دامنه شما پیچیده باشد، نه مشتریها آن را به خاطر میسپارند و نه در مکاتبات رسمی خوب به نظر میرسد.
از طرفی، اگر بازار هدف شما ایران است، دامنه .ir بهترین انتخاب است. اما یادتان باشد که برای ثبت این دامنه باید ابتدا در سامانهای به نام ایرنیک (IRNIC) احراز هویت کنید.
پیشنهاد میکنیم مقاله «آموزش ثبت دامنه دات آی آر» را در آکادمی وبزی مطالعه کنید.
گام دوم: انتخاب سرویس هاستینگ ایمیل و فعالسازی
هاستینگ ایمیل، همان صندوقپستی بزرگ، امن و اختصاصی شماست که تمام مکاتبات و اسناد مهم کاری را داخل خودش نگه میدارد.
فکر کنید هاستینگ ایمیل، همان صندوقپستی بزرگ، امن و اختصاصی شماست که تمام مکاتبات و اسناد مهم کاری را داخل خودش نگه میدارد.
وقتی صحبت از سرویس ایمیل میشود، بعضی از پلتفرمها شما را مجبور میکنند که بروید و یک سرویس جانبی و اغلب پولی مثل پکیجهای گوگل (G Suite) را بخرید و کلی هم تنظیمات پیچیده انجام دهید؛ اما در وبزی، داستان فرق میکند!
وبزی، میزبان اختصاصی شما
بزرگترین مزیت وبزی اینجاست که این سایتساز، خودش ایمیل سرور اختصاصی دارد. یعنی صندوقپستی شما دقیقاً کنار مغازه (وبسایت) شما قرار گرفته و نیاز به خرید هاست یا سرویس ایمیل جداگانه را از بین میبرد. این یعنی سادگی، سرعت و صرفهجویی در هزینه.
وقتی از سرور اختصاصی استفاده میکنید، دیگر نگران نیستید که یک شرکت خارجی، به دلیل تحریم یا قوانین خاص، ناگهان دسترسی شما به ایمیلهای کاریتان را قطع کند. شما کنترل کامل روی دادههایتان دارید.
گام سوم: تنظیمات فنی و دسترسی به صندوق ورودی
اینجا نقطه اتصال نهایی است! حالا که دامنه و سرویس ایمیل شما توسط وبزی آماده شده، نیاز به تنظیمات پیچیده فنی ندارید؛ چون وبزی تمام این کارها را به صورت خودکار انجام میدهد. تنها کاری که باید بکنید، یادگیری نحوه دسترسی به صندوق پستی است تا بتوانید اولین ایمیل شرکتی خود را ارسال کنید!
چطور به ایمیلهایمان دسترسی پیدا کنیم؟
سادهترین راه، استفاده از وبمیل (Webmail) است. وبمیل در واقع همان صندوق پستی آنلاین شماست. با وارد کردن یک آدرس مخصوص (که وبزی به شما میدهد) در مرورگر، میتوانید با وارد کردن نام کاربری (info@...) و رمز عبور، وارد ایمیل شرکتیتان شوید. البته اگر خواستید، میتوانید آن را به نرمافزارهای موبایل مثل جیمیل یا اوتلوک هم متصل کنید تا هر لحظه در جیبتان اعلان دریافت کنید.
گام چهارم: یک وبسایت حرفهای بسازید!
شاید بپرسید: «من که ایمیل شرکتیام را ساختم، دیگر چرا باید سایت داشته باشم؟»
جواب ساده است: یک آدرس ایمیل بدون وبسایت، مثل یک کارت ویزیت بدون آدرس است!
وقتی آدرس ایمیل شما sales@YourBrand.ir است، مشتری یا شریک تجاری شما انتظار دارد YourBrand.ir را جستوجو کند و یک سایت فعال ببیند. این سایت، سند حضور واقعی شما در اینترنت است.
همچنین همانطور که در بخشهای قبلی گفتیم، برای دریافت اینماد، نه تنها به ایمیل رسمی، بلکه به یک وبسایت فعال نیاز دارید تا بتوانید درگاه پرداخت بگیرید و فروش قانونی را شروع کنید.
طراحی سایت با وبزی در کمتر از ۱۵ دقیقه!
ساخت سایت با وبزی برای شما مثل آب خوردن است. وبزی دهها قالب فارسی و ریسپانسیو (Responsive) دارد که یعنی سایت شما روی موبایل و کامپیوتر، به همان اندازه زیبا و سریع دیده میشود. کافیست به صفحه اولِ این سایتساز مراجعه کنید، روی دکمه «رایگان شروع کنید» کلیک کنید و سایت دلخواهتان را در کمتر از ۱۵ دقیقه بسازید!
پیشنهاد میکنیم مقاله «آموزش قدمبهقدم ساخت سایت» را در آکادمی وبزی مطالعه کنید.
نکات مهم برای مکاتبات سازمانی با ایمیل سازمانی
خب مبارک است؛ ایمیل شرکتی شما تا اینجا ساخته شد! اما داشتن آدرس رسمی تنها نیمی از ماجراست. برای اینکه مکاتبات شما واقعا حرفهای و تأثیرگذار باشد و ایمیلهایتان به پوشه هرزنامه یا همان Spam نروند، باید چند قانون طلایی را رعایت کنید. در این بخش، نکات مهمی را میگوییم که اعتبار شما را در هر ایمیل تضمین میکند.
۱. استانداردسازی نامها
برای اینکه در ذهن مشتریان و همکاران، یک برند منظم باشید، باید یک ساختار ثابت برای نامگذاری ایمیلهای تمام اعضای تیم انتخاب کنید. برای مثال، هرگز از ترکیبهای عجیب یا نامهای مستعار استفاده نکنید.
بهترین روشها اینها هستند: name@company.ir (نام کوچک)، یا name.lastname@company.ir (نام و نام خانوادگی). این استانداردسازی، بهخصوص وقتی تیم شما بزرگتر میشود، به مدیریت داخلی و حرفهایگری بیرونی شما کمک شایانی میکند.
۲. ساخت ایمیلهای دپارتمانی
یکی از بزرگترین اشتباهات، استفاده از یک ایمیل برای تمام امور است. برای اینکه مشتریان و نهادهای رسمی بدانند پیامشان به دست چه کسی میرسد و کدام بخش مسئول پاسخگویی است، حتما چندین آدرس ایمیل برای دپارتمانهای مختلف بسازید.
آدرسهایی مثل info@ برای سؤالات عمومی، support@ برای رسیدگی به مشکلات و sales@ برای پیگیری فاکتورها و فروش، کاملا ضروری هستند و نشان میدهند که کسبوکار شما ساختاری منظم دارد.
۳. ایجاد امضای ایمیل
امضای ایمیل (Email Signature) در واقع کارت ویزیت دیجیتالی شماست که بهطور خودکار به انتهای هر ایمیل اضافه میشود. این امضا باید شامل نام و نام خانوادگی رسمی، عنوان شغلی دقیق، شماره تماس مستقیم و آدرس کامل وبسایت باشد.
حتما لوگوی شرکت را به امضا اضافه کنید تا حرفهایگری بصری حفظ شود. امضا نباید فقط جنبه زیبایی داشته باشد، بلکه باید تمام اطلاعات مورد نیاز برای تماس سریع را در اختیار گیرنده قرار دهد.
۴. رعایت اصول امنیتی و آنتیاسپم
امنیت ایمیل شرکتی شما، امنیت تمام دادههای کاری و مشتریانتان است. اول از همه، رمز عبور قوی بگذارید و حتما تأیید دو مرحلهای (Two-Factor Authentication) را فعال کنید.
همچنین، سرویس ایمیل شما (که خوشبختانه وبزی آن را ارائه میدهد) باید مجهز به فیلتر و آنتیاسپم (Anti-Spam) قوی باشد تا صندوق ورودیتان پر از هرزنامه و ایمیلهای مخرب نشود و ایمیلهای مهم را از دست ندهید.
۵. استفاده از ایمیل شرکتی در بازاریابی (ایمیلمارکتینگ)
شما با ساخت ایمیل سازمانی، یک دارایی بزرگ برای بازاریابی به دست آوردهاید. اگر قصد دارید برای مشتریان خبرنامه، تخفیف یا محصولات جدید ارسال کنید (ایمیل مارکتینگ)، باید بدانید که سرویسهای حرفهای ارسال ایمیل انبوه، فقط و فقط ایمیلهای شرکتی را میپذیرند!
اگر با ایمیل عمومی این کار را انجام دهید، تمام پیامهایتان مستقیم به پوشه اسپم میروند و تمام تلاش بازاریابی شما بینتیجه میماند.
پیشنهاد میکنیم مقاله «هویت تجاری چیست و چطور آن را بسازیم؟» را در آکادمی وبزی مطالعه کنید.
با ایمیل شرکتی، کلید کسبوکار حرفهای در دست شماست!
با خواندن این مطلب، حالا دیگر میدانید که ساخت ایمیل شرکتی از اوجبِ واجباتِ کسبوکار است! همچنین در کمتر از چند دقیقه، هم یک آدرس ایمیل رسمی برای خودتان بسازید، هم یاد گرفتید که چطور با استانداردسازی نامها و امضای ایمیل، از آن به صورت حرفهای استفاده کنید.
فراموش نکنید که وبزی با ارائه سرور ایمیل اختصاصی، این فرایند را برای شما ساده و مقرونبهصرفه کرده است. پس منتظر نمانید؛ همین امروز هویت دیجیتال برندتان را کامل و اعتبار کسبوکارتان را تضمین کنید!
سوالات متداول درباره ساختن ایمیل شرکتی
هزینه داشتن ایمیل کسبوکار در ایران چقدر است؟
هزینه ایمیل شرکتی با سرویسهای خارجی بالاست، اما پلتفرمهای داخلی مانند وبزی آن را بهصورت رایگان یا با هزینه بسیار کم در پکیجهای سایتساز ارائه میدهند که از نظر اقتصادی بسیار مقرونبهصرفه است.
آیا میتوانم بدون داشتن وبسایت، ایمیل رسمی بسازم؟
بله، برای ساخت ایمیل فقط به دامنه نیاز دارید. اما برای جلب اعتماد کامل مشتریان و دریافت نماد اعتماد الکترونیکی (اینماد)، بهتر است حداقل یک وبسایت فعال داشته باشید.
برای ایمیل شرکتی، چقدر فضای ذخیرهسازی (Storage) نیاز دارم؟
برای یک کسبوکار کوچک یا متوسط، معمولاً فضای ۵ تا ۱۰ گیگابایت برای هر ایمیل کافی است. این فضا برای نگهداری هزاران ایمیل کاری و اسناد ضروری مناسب است.
آیا وبزی از زبان فارسی پشتیبانی میکند؟
بله، وبزی یک سایتساز کاملا بومی و ایرانی است. هم محیط مدیریت سایت و ایمیل و هم قالبهای طراحی شده در وبزی، به طور کامل برای زبان فارسی بهینهسازی شدهاند.
